Synthèse de la note N° 595 du 19 Mai 2025

1. Conditions d'Éligibilité des Manifestations

Pour être qualifiée d'internationale, une manifestation doit répondre aux critères suivants :

• Thématique : Le sujet doit être spécialisé, d'intérêt international et s'inscrire dans les priorités nationales, tout en respectant les valeurs et constantes nationales.
• Comité Scientifique : Doit être composé d'enseignants-chercheurs de haut rang issus d'au moins trois (03) pays différents couvrant au moins deux (02) continents (ou 2 pays avec lesquels l'établissement est conventionné).
• Composition Internationale : Au moins 20 % des membres du comité scientifique et environ 10 % des intervenants oraux doivent être internationaux.
• Langue : L'anglais est la langue exclusive pour toutes les publications et le site web de la manifestation (sauf exceptions pour les spécialités de langues ou sciences humaines spécifiques).

2. Calendrier et Procédures de Soumission

L'organisation est soumise à un calendrier annuel strict :

• Janvier - Février : Définition des axes prioritaires nationaux par la DGRSDT.
• Mars - Avril :
  • Étape 1 : Dépôt des projets auprès des départements ou laboratoires de recherche pour avis et validation par les instances scientifiques de l'établissement.
  • Étape 2 (Nouveau) : Le dossier validé doit être déposé au niveau du Vice-Rectorat chargé des Relations Extérieures (Service des Manifestations Scientifiques). Ce service assure la conformité administrative avant la transmission officielle aux instances ministérielles.
• Juillet - Octobre : Étude des dossiers par les Agences Thématiques de Recherche (ATR).
• Novembre (avant le 15) : Notification des résultats aux établissements.

3. Organisation et Déroulement

• Format : La manifestation est organisée en présentiel, avec possibilité de communications à distance sous réserve de soumettre le texte intégral au préalable.
• Visibilité Digitale : Création obligatoire d'un site web dédié (accessible via le site de l'université) incluant une section de promotion culturelle et touristique de l'Algérie.
• Publication : Les actes de la manifestation (Proceedings) doivent être publiés obligatoirement sur le portail numérique des manifestations scientifiques et sur le site de l'établissement.

4. Financement et Partenariats

• Le financement est assuré par l'établissement organisateur (Procédure propre à chaque établissement).
• Le sponsoring par des partenaires économiques nationaux est autorisé via un contrat de parrainage approuvé (Convention avec l'établissement), sans ingérence dans l'évaluation scientifique.
• Voir aussi note N° 157 du 29 Avril 2024 relative au financement des manifestations internationales par les agences thématiques (Point N°2).

5. Clôture et Suivi de la Manifestation

Dès la fin de la manifestation, une procédure de clôture stricte (Obligatoire) doit être respectée pour la validation et la valorisation de l'événement :

• Transmission du Dossier : L'entité organisatrice doit impérativement transmettre un dossier de clôture complet au Vice-Rectorat des Relations Extérieures.
• Contenu du Dossier : Ce dossier doit inclure le rapport financier, les statistiques, les recommandations du comité scientifique ainsi que le recueil numérique des résumés.
• Envoi à l'Agence : Le Vice-Rectorat des Relations Extérieures se charge ensuite de l'envoi officiel de ce dossier à l'Agence Thématique de Recherche concernée pour suivi et évaluation.
• Publication : Les interventions doivent être publiées intégralement sur la plateforme numérique des manifestations scientifiques et sur le site de l'université.

6. Facilitation des Visas pour les Participants Étrangers

Afin de permettre à la Direction de la Coopération Internationale du Ministère d'accompagner les organisateurs, un dossier doit être transmis au Vice-Rectorat des Relations Extérieures comprenant :

1. Copie du passeport de chaque participant étranger (en cours de validité).
2. Lettre d'invitation officielle établie par le responsable de la faculté/Institut.
3. Curriculum Vitae (CV) actualisé du participant étranger.

Télécharger : Fiche technique pour l'organisation d'une manifestation scientifique